Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen. Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Eigentümer oder Dienstleister der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt nur die Zahlung zwischen Gast und Ihnen als Gastgeber. Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister und sind daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast bezahlt hat (vor Holidu-Provision).
• Stellen Sie Rechnungen nur nach dem Check-in des Gastes aus, wenn die Zahlung bestätigt ist.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein. Fragen Sie Ihren Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. In den meisten Ländern sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt bereitzustellen.

Da Holidu nur die Zahlung vermittelt und nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft ist, bleiben Sie als Gastgeber oder Immobilienverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung.

Für professionelle Gastgeber mit einer gültigen Umsatzsteuer-Identnummer ist die Ausstellung einer Rechnung nach jedem Aufenthalt obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese anfordert. Dies gewährleistet die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchungsvorschriften.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellt Holidu das Gast-Rechnungstool in Ihrem Gastgeberkonto zur Verfügung. Mit diesem Tool können Sie einfach und unkompliziert rechtskonforme Rechnungen direkt über Ihr Holidu-Konto erstellen.

Hauptfunktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Das Tool unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexible Arbeitsabläufe: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie: Eine ausgestellte Rechnung kann nicht mehr bearbeitet oder geändert werden. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und Schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und Ausstellen" wählen, wird sie endgültig und kann nicht mehr geändert werden.

Um einen Fehler zu beheben, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, um es zu öffnen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zu Mehr (oben rechts).
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zum Bereich Buchungen auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Reservierung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Erstellen Sie eine Rechnung für Ihre Gäste.

Wie erstelle ich eine Rechnung?

Bei der Erstellung einer Rechnung erscheint sie zunächst als Entwurf, was Ihnen volle Flexibilität gibt, um die Details zu überprüfen und zu bearbeiten, bevor Sie sie fertigstellen. In diesem Stadium können Sie Zusatzleistungen hinzufügen, Informationen aktualisieren oder den Entwurf löschen, falls er nicht mehr benötigt wird.

Ein neues Fenster öffnet sich mit den Rechnungen auf der linken Seite und den Einstellungen.

Unter Einstellungen können Sie standardisierte Informationen hinzufügen. Die hinzugefügten Informationen werden in allen erstellten Rechnungen angezeigt.

Hier finden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Rechnung:

1. Buchungsdetails auswählen

Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und die bevorzugte Sprache (Englisch oder Deutsch).

2. Gastinformationen hinzufügen

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Umsatzsteuer-Identnummer ein (falls zutreffend).

3. Überprüfen und anpassen

Das System zeigt Buchungsdetails wie Daten, Immobiliennamen und Gesamtbetrag automatisch an. Sie können auch eine persönliche Nachricht unter Rechtlicher Fußnote hinzufügen. Die in der Rechtlichen Fußnote hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

4. Rechnung fertigstellen

• Abbrechen: Verwerfen Sie den Entwurf.
• Speichern und Schließen: Behalten Sie den Entwurf zur späteren Bearbeitung bei.
• Speichern und Ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Einmal ausgestellt, kann sie nicht mehr geändert werden.

5. Herunterladen und versenden

Die ausgestellte Rechnung kann als PDF heruntergeladen und manuell an Ihren Gast versendet werden.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um für Zusatzleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus zu berechnen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.

Wichtige Erinnerungen

• Stellen Sie immer Rechnungen für den vollständigen Betrag aus, den der Gast bezahlt hat.
• Stellen Sie nur nach dem Check-in aus.
• Die Holidu-Provision wird vor der Auszahlung abgezogen, muss aber dennoch im Gesamtbetrag enthalten sein.
• Falls eine Buchung storniert wird, können Gäste eine Stornierungsrechnung anfordern.
• Holidu stellt das Tool bereit, aber Sie bleiben der offizielle Aussteller aller Rechnungen.

Häufig gestellte Fragen

F: Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

A: Ja. In den meisten Ländern sind Sie es. Holidu erfasst nur die Zahlung, die Rechnungsstellung ist Ihre Verantwortung.

F: Kann ich Extras wie Lebensmittel oder E-Bikes einschließen?

A: Ja! Nutzen Sie die Option „Zusatzrechnung".

F: Was ist, wenn ich einen Fehler mache?

A: Sie können die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen. Einmal ausgestellt, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.